RENTRI funziona male: cosa fare con il FIR digitale dopo il D.D. 254/2026

Cos'è cambiato con il D.D. 254/2026

Prima del nuovo decreto esistevano già procedure di sicurezza per l'indisponibilità dei servizi RENTRI, per problemi temporanei della connettività Internet e per l'indisponibilità dei servizi di autenticazione digitale nei casi previsti.

Il D.D. 254/2026 aggiunge una situazione diversa: il servizio esiste e non è completamente indisponibile, ma una o più funzionalità necessarie alla gestione del FIR digitale risultano degradate, limitate o non pienamente operative.

È una fattispecie intermedia, pensata per quei malfunzionamenti che possono impedire concretamente l'attività senza determinare un fermo generale del sistema.

Le misure non sono un lasciapassare per il formulario cartaceo

Le misure di cui parla l'Allegato non costituiscono un lasciapassare per l'utilizzo del formulario cartaceo: sono una deroga, limitata al singolo FIR e alla durata della condizione di degrado, al principio secondo cui il formato scelto all'origine dal produttore o detentore vincola l'intera filiera.

Il ricorso a queste misure è permesso solo all'operatore che, nella fase di propria competenza, non è in condizione di utilizzare i servizi RENTRI a supporto della gestione del FIR digitale in presenza di un degrado temporaneo degli stessi servizi.

Attenzione: se il problema deriva da una causa aziendale, non si è coperti da questa procedura e la deroga non si applica.

Non basta dire “RENTRI non funziona”

Per utilizzare la procedura non è sufficiente che l'operatore percepisca il sistema come lento o instabile: deve esserci un'evidenza del degrado riconducibile ai servizi RENTRI, perché l'evidenza dovrà poi essere allegata alla dichiarazione.

Il decreto specifica cosa si intende per evidenza: non un qualsiasi screenshot di un problema tecnico, ma un'evidenza generata dal sistema RENTRI o dal gestionale aziendale (servizio di interoperabilità). In concreto:

• specifici codici di risposta e messaggi restituiti dagli endpoint dei servizi di interoperabilità (API);
• messaggi di errore visualizzati nell'area riservata del portale RENTRI o sull'applicazione mobile dedicata al FIR digitale.

Degrado RENTRI o problema aziendale?

È importante non confondere situazioni diverse. Un problema del PC aziendale, del gestionale interno o un errore dell'utente non diventa automaticamente “degrado RENTRI”: il D.D. 254/2026 riguarda un malfunzionamento delle funzionalità dei servizi RENTRI.

Esistono però anche procedure diverse disciplinate dal D.D. 25/2026 per specifici casi di indisponibilità temporanea della connettività Internet o dei servizi di autenticazione digitale, quando il problema è fuori dal controllo dell'operatore e non deriva da negligenza.

Per questo, prima di applicare una procedura di emergenza, bisogna capire quale evento si è realmente verificato.

Tre situazioni operative previste dal decreto

Il D.D. 254/2026 disciplina tre casi principali:

• impossibilità di emettere il FIR digitale;
• impossibilità di integrare il FIR digitale durante il trasporto;
• impossibilità di integrare il FIR digitale all'accettazione presso il destinatario.

Scenario 1 — Non riesco a emettere il FIR digitale

Se il degrado impedisce di compilare, emettere o firmare correttamente il FIR, è possibile utilizzare un FIR cartaceo vidimato. Operativamente:

• raccoglie un'evidenza riconducibile al degrado RENTRI: si intende un'evidenza generata dal sistema RENTRI o dal gestionale aziendale (servizio di interoperabilità), cioè specifici codici di risposta e messaggi restituiti dalle API oppure messaggi di errore visualizzati nell'area riservata del portale RENTRI o sull'applicazione mobile dedicata al FIR digitale;
• utilizza un FIR cartaceo vidimato;
• compila normalmente il formulario;
• inserisci nelle annotazioni la dicitura prevista: “FIR emesso in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall'Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026”;
• gestisci il FIR secondo le regole dell'art. 6 del D.M. 59/2023;
• compila successivamente la dichiarazione prevista dal D.D. 254/2026;
• trasmette la dichiarazione via PEC a dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo a quello di cessazione della condizione di degrado, insieme all'evidenza raccolta;
• conserva la dichiarazione inviata al RENTRI.
• Per quel FIR non si applicano gli ordinari obblighi di trasmissione dei dati al RENTRI.

Scenario 2 — Il camion è già partito con un FIR digitale

La situazione cambia quando il FIR è stato regolarmente emesso in digitale ma durante il viaggio occorre aggiornarlo. Può accadere, per esempio, in caso di trasbordo, sosta tecnica o altro evento che richieda un'integrazione. Se il degrado RENTRI impedisce di effettuare l'operazione digitalmente, il trasportatore può:

• raccogliere un'evidenza riconducibile al degrado RENTRI;
• utilizzare la stampa del FIR digitale;
• inserire sulla stampa i dati necessari;
• apporre data e firma autografa;
• inserire nelle annotazioni la dicitura: “FIR gestito in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall'Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026”;
• proseguire la gestione di quel FIR secondo il regime cartaceo;
• comunicare il cambio di formato;
• compilare la dichiarazione prevista dal D.D. 254/2026 e trasmetterla via PEC a dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo a quello di cessazione del degrado, con almeno un'evidenza allegata.
• Per quel formulario non si applicano gli ordinari obblighi di trasmissione dei dati al RENTRI.

Scenario 3 — Il problema si verifica all'arrivo all'impianto

Il terzo caso riguarda il destinatario. Se il FIR è ancora digitale quando il mezzo arriva all'impianto ma il degrado impedisce al destinatario di completare l'accettazione:

• il destinatario integra sulla stampa i dati di propria competenza;
• appone data e firma autografa;
• inserisce la dicitura prevista;
• quel FIR prosegue secondo il regime cartaceo;
• viene gestita la comunicazione del cambio di formato;
• viene effettuata e trasmessa via PEC a dit.rentri@pec.it la dichiarazione prevista, con almeno un'evidenza allegata.
• Anche in questo caso non si applicano gli ordinari obblighi di trasmissione dei dati di quel FIR.

La stampa del FIR digitale non è normalmente un FIR cartaceo

Questo è uno dei punti sui quali bisogna prestare più attenzione: stampare un FIR digitale non significa trasformarlo automaticamente in FIR cartaceo.

In condizioni normali il FIR digitale rimane un documento digitale. La stampa può accompagnare il trasporto, ma è una rappresentazione del formulario digitale.

Soltanto se ricorrono le condizioni previste dalla procedura di emergenza e vengono effettuate le operazioni richieste, quella stampa viene utilizzata per proseguire la movimentazione in regime cartaceo.

È obbligatorio avere la stampa a bordo?

Non in senso assoluto. Il D.M. 59/2023 consente, durante il trasporto, di utilizzare la stampa del FIR digitale oppure di rendere disponibile il formulario tramite dispositivo mobile secondo le modalità previste.

Tuttavia, con il nuovo sistema di emergenza, avere la stampa fisicamente disponibile è una precauzione molto utile: se il degrado si verifica durante il viaggio, la stampa può essere integrata, datata, firmata a mano e utilizzata per proseguire secondo la procedura cartacea.

Per un trasportatore che vuole essere realmente preparato alle emergenze, affidarsi esclusivamente allo smartphone è quindi poco prudente.

Conviene avere FIR cartacei bianchi già vidimati?

Sì. Il decreto suggerisce agli operatori di dotarsi preventivamente di un quantitativo di FIR cartacei bianchi vidimati proporzionato alle proprie esigenze.

Il motivo è semplice: se il degrado impedisce addirittura l'emissione del FIR digitale, il formulario cartaceo deve essere disponibile prima della partenza del rifiuto. Trovarsi senza moduli utilizzabili nel momento dell'emergenza può bloccare il trasporto.

Il FIR resta cartaceo anche se RENTRI torna operativo?

Sì, ma solo per quella specifica movimentazione: la procedura è limitata al singolo FIR. Se un FIR digitale viene fatto proseguire in modalità cartacea secondo le regole emergenziali, quel formulario conclude il proprio ciclo in cartaceo.

Il ripristino di RENTRI consente invece di tornare alla gestione ordinaria per le nuove movimentazioni.

La dichiarazione via PEC è obbligatoria

L'operatore che utilizza la procedura compila e sottoscrive la dichiarazione prevista dall'Appendice all'Allegato 1 e la trasmette, via PEC, all'indirizzo dit.rentri@pec.it entro il primo giorno lavorativo successivo a quello di cessazione della condizione temporanea di degrado, corredandola obbligatoriamente di almeno un'evidenza del degrado temporaneo dei servizi RENTRI a supporto della gestione del FIR digitale.

Anche qui bisogna stare attenti: il decreto specifica bene cosa si intende per evidenza, cioè specifici codici di risposta e messaggi restituiti dagli endpoint dei servizi di interoperabilità (API), oppure messaggi di errore visualizzati nell'area riservata del portale RENTRI o sull'applicazione mobile dedicata al FIR digitale.

Le dichiarazioni possono essere oggetto di verifica e l'operatore deve essere in grado di dimostrare la corrispondenza fra evento di degrado, evidenza RENTRI, FIR interessato e modalità emergenziale utilizzata.

Come comunicare il cambio di formato

Quando un FIR è nato digitale e viene successivamente gestito come cartaceo, il produttore o detentore deve essere informato del cambio di formato attraverso i servizi previsti dal RENTRI. Il D.D. 254/2026 aggiorna su questo punto alcune delle procedure contenute nel D.D. 25/2026.

La comunicazione può essere effettuata utilizzando i servizi messi a disposizione dal RENTRI per la restituzione della copia del FIR cartaceo, oppure lo specifico servizio disponibile in Area Operatori o tramite interoperabilità.

I dati di questi FIR devono essere trasmessi al RENTRI?

Per i formulari gestiti mediante le misure emergenziali del D.D. 254/2026 non si applicano gli ordinari obblighi di trasmissione dei dati del FIR al RENTRI.

È preferibile utilizzare questa formulazione anziché parlare genericamente di “divieto di trasmettere”, perché il decreto interviene sull'obbligo.

Caso pratico: trasportatore durante il viaggio

Un trasportatore parte con un FIR digitale regolarmente emesso. Durante il tragitto si verifica un evento che richiede un'integrazione del formulario e il portale o il servizio utilizzato restituisce un messaggio riconducibile al degrado RENTRI. Il trasportatore:

• conserva l'evidenza;
• utilizza la stampa del FIR;
• inserisce i dati dell'evento;
• data e firma a mano;
• inserisce la dicitura prevista;
• prosegue la movimentazione in regime cartaceo;
• gestisce successivamente la comunicazione del cambio formato;
• presenta la dichiarazione entro il termine previsto.
• Non deve invece limitarsi a scrivere qualcosa su un foglio qualsiasi o considerare automaticamente cartacea la normale stampa del FIR digitale.

Caso pratico: impresa che non riesce a emettere il FIR

Un produttore deve far partire un rifiuto. Al momento dell'emissione il servizio RENTRI presenta un degrado documentabile che impedisce la creazione o la sottoscrizione del formulario.

Se ricorrono le condizioni del D.D. 254/2026, può essere utilizzato un FIR cartaceo vidimato. Per questo è importante che l'impresa abbia già predisposto una piccola scorta di formulari cartacei: aspettare l'emergenza per procurarseli può significare dover rinviare il trasporto.

Errori da evitare

• Fraintendere cosa è un'evidenza: non basta un qualsiasi screenshot di un problema tecnico, serve un'evidenza generata dai servizi RENTRI o dal gestionale aziendale (codici o messaggi delle API, messaggi di errore dell'area riservata o dell'app FIR digitale).
• Confondere qualsiasi lentezza con degrado RENTRI: serve un evento che impedisca concretamente la continuità dell'attività e deve essere disponibile un'evidenza riconducibile ai servizi RENTRI.
• Usare il D.D. 254/2026 durante una manutenzione: la manutenzione è espressamente esclusa dall'ambito della procedura.
• Confondere degrado e grave indisponibilità: sono situazioni diverse e hanno procedure diverse.
• Considerare cartacea una normale stampa del FIR digitale: la stampa diventa utilizzabile in regime cartaceo soltanto nell'ambito delle procedure previste.
• Dimenticare la PEC: la gestione emergenziale non termina con la consegna del rifiuto, bisogna completare anche la dichiarazione.
• Non conservare l'evidenza: senza l'evidenza del degrado diventa difficile dimostrare perché è stata utilizzata la procedura.
• Aspettare l'emergenza per procurarsi i FIR cartacei: meglio averli già disponibili e vidimati.

Cosa dovrebbe fare oggi un'impresa

La soluzione migliore non è imparare la procedura durante l'emergenza. L'impresa dovrebbe già avere:

• una procedura interna per distinguere degrado, indisponibilità e problemi aziendali;
• FIR cartacei vidimati disponibili;
• istruzioni semplici per autisti e personale degli impianti;
• modalità per conservare screenshot e messaggi d'errore;
• indirizzo PEC e modello di dichiarazione facilmente reperibili;
• una persona incaricata di completare gli adempimenti il primo giorno lavorativo successivo.

Fonti normative

• D.D. n. 254 del 9 settembre 2026 — degrado temporaneo dei servizi RENTRI a supporto del FIR digitale;
• D.D. n. 25 del 5 febbraio 2026;
• D.D. n. 319 del 30 ottobre 2025;
• D.D. n. 143 del 6 novembre 2023;
• D.M. 4 aprile 2023, n. 59;
• Portale istituzionale RENTRI.
• Normativa verificata al: 11 settembre 2026.