RENTRI nu funcționează bine: ce trebuie făcut cu FIR digital după D.D. 254/2026

Ce s-a schimbat cu D.D. 254/2026

Înainte de noul decret existau deja proceduri de siguranță pentru indisponibilitatea serviciilor RENTRI, pentru problemele temporare de conectare la Internet și pentru indisponibilitatea serviciilor de autentificare digitală în cazurile prevăzute.

D.D. 254/2026 adaugă o situație diferită: serviciul există și nu este complet indisponibil, dar una sau mai multe funcționalități necesare gestionării FIR digital sunt degradate, limitate sau nu pe deplin operaționale.

Este o situație intermediară, gândită pentru acele malfuncțiuni care pot împiedica în mod concret activitatea fără a provoca o blocare generală a sistemului.

Măsurile nu sunt un permis pentru formularul pe hârtie

Măsurile despre care vorbește Anexa nu constituie un permis pentru utilizarea formularului pe hârtie: sunt o derogare, limitată la FIR-ul individual și la durata stării de degradare, de la principiul potrivit căruia formatul ales la origine de producător sau deținător obligă întreaga filieră.

Recurgerea la aceste măsuri este permisă numai operatorului care, în faza de competență proprie, nu este în măsură să utilizeze serviciile RENTRI care sprijină gestionarea FIR digital în prezența unei degradări temporare a acestor servicii.

Atenție: dacă problema provine dintr-o cauză internă a firmei, nu sunteți acoperiți de această procedură și derogarea nu se aplică.

Nu este suficient să spui “RENTRI nu funcționează”

Pentru a utiliza procedura nu este suficient ca operatorul să perceapă sistemul ca lent sau instabil: trebuie să existe o dovadă a degradării atribuibilă serviciilor RENTRI, pentru că dovada va trebui atașată ulterior declarației.

Decretul precizează ce se înțelege prin dovadă: nu o captură de ecran oarecare a unei probleme tehnice, ci o dovadă generată de sistemul RENTRI sau de programul de gestiune al firmei (serviciul de interoperabilitate). În concret:

• coduri și mesaje de răspuns specifice returnate de endpoint-urile serviciilor de interoperabilitate (API);
• mesaje de eroare afișate în aria rezervată a portalului RENTRI sau în aplicația mobilă dedicată FIR digital.

Degradare RENTRI sau problemă internă a firmei?

Este important să nu confundăm situații diferite. O problemă a PC-ului firmei, a programului intern de gestiune sau o eroare a utilizatorului nu devine automat “degradare RENTRI”: D.D. 254/2026 privește o malfuncțiune a funcționalităților serviciilor RENTRI.

Există însă și proceduri diferite reglementate de D.D. 25/2026 pentru cazuri specifice de indisponibilitate temporară a conexiunii la Internet sau a serviciilor de autentificare digitală, când problema este în afara controlului operatorului și nu provine din neglijență.

De aceea, înainte de a aplica o procedură de urgență, trebuie înțeles ce eveniment s-a produs în realitate.

Trei situații operative prevăzute de decret

D.D. 254/2026 reglementează trei cazuri principale:

• imposibilitatea de a emite FIR digital;
• imposibilitatea de a completa FIR digital în timpul transportului;
• imposibilitatea de a completa FIR digital la acceptarea la destinatar.

Scenariul 1 — Nu reușesc să emit FIR digital

Dacă degradarea împiedică completarea, emiterea sau semnarea corectă a FIR, se poate folosi un FIR pe hârtie vidimat. Operativ:

• colectează o dovadă atribuibilă degradării RENTRI: se înțelege o dovadă generată de sistemul RENTRI sau de programul de gestiune al firmei (serviciul de interoperabilitate), adică coduri și mesaje de răspuns specifice returnate de API ori mesaje de eroare afișate în aria rezervată a portalului RENTRI sau în aplicația mobilă dedicată FIR digital;
• folosește un FIR pe hârtie vidimat;
• completează formularul în mod normal;
• inserează la mențiuni formula prevăzută (formula se scrie în italiană, așa cum prevede procedura): “FIR emesso in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall'Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026”;
• gestionează FIR conform regulilor art. 6 din Decretul ministerial 59/2023;
• completează ulterior declarația prevăzută de D.D. 254/2026;
• transmite declarația prin PEC la dit.rentri@pec.it până în prima zi lucrătoare următoare încetării stării de degradare, împreună cu dovada colectată;
• păstrează declarația transmisă la RENTRI.
• Pentru acel FIR nu se aplică obligațiile obișnuite de transmitere a datelor la RENTRI.

Scenariul 2 — Camionul a plecat deja cu un FIR digital

Situația se schimbă când FIR a fost emis regulamentar în format digital, dar în timpul călătoriei trebuie actualizat. Se poate întâmpla, de exemplu, în caz de transbordare, opriri tehnice sau alt eveniment care necesită o completare. Dacă degradarea RENTRI împiedică efectuarea digitală a operațiunii, transportatorul poate:

• să folosească tipărirea FIR digital;
• să insereze pe tipărire datele necesare;
• să aplice data și semnătura olografă;
• să insereze la mențiuni formula (în italiană, așa cum prevede procedura): “FIR gestito in modalità cartacea ai sensi di quanto previsto dall'Allegato 1 al decreto direttoriale n. 254 del 9 settembre 2026”;
• să continue gestionarea acelui FIR conform regimului pe hârtie;
• să comunice schimbarea modalității;
• să completeze declarația prevăzută de D.D. 254/2026 și să o transmită prin PEC la dit.rentri@pec.it până în prima zi lucrătoare următoare încetării degradării, cu cel puțin o dovadă atașată.
• Pentru acel formular nu se aplică obligațiile obișnuite de transmitere a datelor la RENTRI.

Scenariul 3 — Problema apare la sosirea la instalație

Al treilea caz privește destinatarul. Dacă FIR este încă digital când vehiculul ajunge la instalație, dar degradarea împiedică destinatarul să finalizeze acceptarea:

• destinatarul completează pe tipărire datele de competența sa;
• aplică data și semnătura olografă;
• inserează formula prevăzută;
• acel FIR continuă conform regimului pe hârtie;
• se gestionează comunicarea schimbării modalității;
• se efectuează și se transmite prin PEC la dit.rentri@pec.it declarația prevăzută, cu cel puțin o dovadă atașată.
• Nici în acest caz nu se aplică obligațiile obișnuite de transmitere a datelor acelui FIR.

Tipărirea FIR digital nu este în mod normal un FIR pe hârtie

Acesta este unul dintre punctele cărora trebuie să li se acorde cea mai mare atenție: tipărirea unui FIR digital nu înseamnă transformarea lui automată în FIR pe hârtie.

În condiții normale FIR digital rămâne un document digital. Tipărirea poate însoți transportul, dar este o reprezentare a formularului digital.

Numai dacă sunt îndeplinite condițiile prevăzute de procedura de urgență și sunt efectuate operațiunile cerute, acea tipărire este folosită pentru a continua manipularea în regim pe hârtie.

Este obligatoriu să ai tipărirea la bord?

Nu în sens absolut. Decretul ministerial 59/2023 permite, în timpul transportului, să folosești tipărirea FIR digital sau să pui la dispoziție formularul prin dispozitiv mobil în modalitățile prevăzute.

Totuși, cu noul sistem de urgență, a avea tipărirea disponibilă fizic este o precauție foarte utilă: dacă degradarea apare în timpul călătoriei, tipărirea poate fi completată, datată, semnată de mână și folosită pentru a continua conform procedurii pe hârtie.

Pentru un transportator care vrea să fie cu adevărat pregătit pentru urgențe, a te baza exclusiv pe smartphone este deci puțin prudent.

Merită să ai FIR pe hârtie albe deja vidimate?

Da. Decretul sugerează operatorilor să se doteze preventiv cu o cantitate de FIR pe hârtie albe vidimate proporțională cu nevoile proprii.

Motivul este simplu: dacă degradarea împiedică însăși emiterea FIR digital, formularul pe hârtie trebuie să fie disponibil înainte de plecarea deșeului. A te trezi fără formulare utilizabile în momentul urgenței poate bloca transportul.

FIR rămâne pe hârtie chiar dacă RENTRI revine în funcțiune?

Da, dar numai pentru acea manipulare specifică: procedura este limitată la FIR-ul individual. Dacă un FIR digital este continuat în format pe hârtie conform regulilor de urgență, acel formular își încheie ciclul pe hârtie.

Restabilirea RENTRI permite, în schimb, revenirea la gestionarea obișnuită pentru noile manipulări.

Declarația prin PEC este obligatorie

Operatorul care utilizează procedura trebuie să completeze și să semneze declarația prevăzută în Anexa la Anexa 1 și să o transmită la dit.rentri@pec.it până în prima zi lucrătoare următoare încetării stării de degradare, atașând cel puțin o dovadă a degradării temporare a serviciilor RENTRI care sprijină gestionarea FIR digital.

Și aici trebuie atenție: decretul precizează clar ce se înțelege prin dovadă, adică coduri și mesaje de răspuns specifice returnate de endpoint-urile serviciilor de interoperabilitate (API), ori mesaje de eroare afișate în aria rezervată a portalului RENTRI sau în aplicația mobilă dedicată FIR digital.

Declarațiile pot fi supuse verificării, iar operatorul trebuie să fie în măsură să demonstreze corespondența dintre evenimentul de degradare, dovada RENTRI, FIR-ul vizat și modalitatea de urgență utilizată.

Cum se comunică schimbarea modalității

Când un FIR a luat naștere digital și este ulterior gestionat ca pe hârtie, producătorul sau deținătorul trebuie informat despre schimbarea modalității prin serviciile prevăzute de RENTRI. D.D. 254/2026 actualizează în acest punct unele dintre procedurile din D.D. 25/2026.

Comunicarea poate fi făcută folosind serviciile puse la dispoziție de RENTRI pentru restituirea copiei FIR pe hârtie, sau serviciul specific disponibil în Area Operatori ori prin interoperabilitate.

Datele acestor FIR trebuie transmise la RENTRI?

Pentru formularele gestionate prin măsurile de urgență ale D.D. 254/2026 nu se aplică obligațiile obișnuite de transmitere a datelor FIR la RENTRI.

Este de preferat să folosim această formulare în loc să vorbim generic despre “interdicția de a transmite”, pentru că decretul intervine asupra obligației.

Caz practic: transportator în timpul călătoriei

Un transportator pleacă cu un FIR digital emis regulamentar. Pe traseu apare un eveniment care necesită o completare a formularului, iar portalul sau serviciul utilizat returnează un mesaj atribuibil degradării RENTRI. Transportatorul:

• păstrează dovada;
• folosește tipărirea FIR;
• inserează datele evenimentului;
• datează și semnează de mână;
• inserează formula prevăzută;
• continuă manipularea în regim pe hârtie;
• gestionează ulterior comunicarea schimbării modalității;
• depune declarația în termenul prevăzut.
• Nu trebuie, în schimb, să se limiteze la a scrie ceva pe o foaie oarecare sau să considere automat pe hârtie tipărirea normală a FIR digital.

Caz practic: firma care nu reușește să emită FIR

Un producător trebuie să expedieze un deșeu. În momentul emiterii serviciul RENTRI prezintă o degradare documentabilă care împiedică crearea sau semnarea formularului.

Dacă sunt îndeplinite condițiile D.D. 254/2026, se poate folosi un FIR pe hârtie vidimat. De aceea este important ca firma să fi pregătit deja un stoc mic de formulare pe hârtie: a aștepta urgența pentru a le procura poate însemna amânarea transportului.

Greșeli de evitat

• Neînțelegerea a ceea ce este o dovadă: nu este suficientă o captură de ecran oarecare a unei probleme tehnice, este nevoie de o dovadă generată de serviciile RENTRI sau de programul de gestiune al firmei (coduri sau mesaje ale API, mesaje de eroare din aria rezervată sau din aplicația FIR digital).
• Confundarea oricărei încetiniri cu degradarea RENTRI: este nevoie de un eveniment care împiedică în mod concret continuitatea activității și trebuie să fie disponibilă o dovadă atribuibilă serviciilor RENTRI.
• Folosirea D.D. 254/2026 în timpul mentenanței: mentenanța este expres exclusă din domeniul procedurii.
• Confundarea degradării cu indisponibilitatea gravă: sunt situații diferite și au proceduri diferite.
• Considerarea ca pe hârtie a unei tipăriri normale a FIR digital: tipărirea devine utilizabilă în regim pe hârtie numai în cadrul procedurilor prevăzute.
• Uitarea PEC: gestionarea de urgență nu se încheie cu predarea deșeului, trebuie completată și declarația.
• Nepăstrarea dovezii: fără dovada degradării devine dificil să demonstrezi de ce a fost folosită procedura.
• Așteptarea urgenței pentru a procura FIR pe hârtie: mai bine să le ai deja disponibile și vidimate.

Ce ar trebui să facă astăzi o firmă

Soluția cea mai bună nu este să înveți procedura în timpul urgenței. Firma ar trebui să aibă deja:

• o procedură internă pentru a distinge degradarea, indisponibilitatea și problemele firmei;
• FIR pe hârtie vidimate disponibile;
• instrucțiuni simple pentru șoferi și personalul instalațiilor;
• modalități de a păstra capturi de ecran și mesaje de eroare;
• adresa PEC și un model de declarație ușor de găsit;
• o persoană însărcinată să finalizeze obligațiile în prima zi lucrătoare următoare.

Surse normative

• D.D. nr. 254 din 9 septembrie 2026 — degradare temporară a serviciilor RENTRI în sprijinul FIR digital;
• D.D. nr. 25 din 5 februarie 2026;
• D.D. nr. 319 din 30 octombrie 2025;
• D.D. nr. 143 din 6 noiembrie 2023;
• Decretul ministerial 4 aprilie 2023, nr. 59;
• Portalul instituțional RENTRI.
• Normativă verificată la: 11 septembrie 2026.